Pierwszy film puszczam trochę testowo (taki pilot). Jeśli się przyjmie – powstaną następne. Tymczasem cały „sezon 1″ będzie zawierał trzy zestawy po 5 filmów dotyczących oprogramowania, którego używam: Adobe Connect, Spreed i Webex.

Są to materiały typowo poradnikowe, więc polecam w połączeniu ze świetnymi testami Marty Eichstaedt – również w formie wideo.

Próba zabawy w webcast to w przypadku iPhona, a tym bardziej iPada coś oczywistego. Myśląc o mobile e-learningu widzę ludzi z tabletami i smartphonami uczestniczących w webinarach za pośrednictwem bezprzewodowego dostępu do sieci. Świat nie jest co prawda (jeszcze?) pod panowaniem korporacji z Cupertino, z Królem Stevem herbu Nadgryzionego Jabłka na czele, ale kto wie, co będzie niebawem. Apple tyle namieszał na rynku mobilnego software i hardware, że wstępna ocena sytuacji dla fanów webcastów na pewno się przyda.

No Flash, no fun…

Pierwsza sprawa, która ciągnie się za produktami sektora mobile Apple już od czterech lat to brak wsparcia dla Adobe Flash. Fakt ten był wielokrotnie dyskutowany przy różnych okazjach, ale mimo, że ukazała się 4. edycja iPhona i 2. iPada – nadal nie ma skutecznego rozwiązania. W skrócie: Adobe twierdzi, że Apple świadomie lekceważy ogromnie popularne rozwiązanie jakim jest Flash (powody pozostawiam w domysłach); Apple twierdzi, że Flash jest niedopracowany, ociężały i pełen dziur wpływających na bezpieczeństwo.

Doszło nawet do tego, że najnowszy MacBook Air nie ma preinstalowanego Flasha jako jednego ze składników. W odróżnieniu od iPada czy Iphona, do Aira można wgrać to oprogramowanie samodzielnie, ale odpada jedna z największych zalet systemu operacyjnego Mac OS – łatwa i automatyczna aktualizacja wszystkich składników. A co za tym idzie – użytkownicy tych najmniejszych komputerów z jabłuszkiem muszą sami dbać o to, aby ich Flash był aktualny (czytaj: bezpieczny i wydajny). Niby niewiele, a jednak boli.

Dla używających telefonu czy tabletu Apple wiadomości są jeszcze gorsze – Flasha nie da się wgrać nawet na własną rękę. Pojawiają się co prawda coraz to nowsze rozwiązania (teraz możemy już praktycznie korzystać ze streamingu wideo w tej technologii), ale aplikacje przeglądarkowe oparte o Flash, używane do webinarów w dalszym ciągu nie działają.

Żeby nie kończyć tej części pesymistycznie, polecam poniższy klip, gdzie spec z Adobe mówi pokrótce jak rozwiązać problem z Adobe Flash Media Server na Apple:

To może coś szytego na miarę?

Skoro nie można się zalogować na webcast bezpośrednio z przeglądarki iPhona czy iPada, to najwięksi gracze na rynku ruszyli z odsieczą. W końcu zdają sobie sprawę jak szybko przyrasta rynek mobilnych internautów.  Choćby dwaj potentaci – Adobe (ten od Connect 7) i Cisco (od Webex) już od jakiegoś czasu mają wersje mobilne swoich aplikacji.

Na pewno rozczarowuje Adobe ze swoim Connect Mobile. Aplikacja na iPada jest klonem wersji na iPhone, a więc ponad 9-calowy ekran tabletu jest wyjątkowo kiepsko wykorzystany. Jednocześnie możemy albo uczestniczyć w wideokonferencji, albo oglądać prezentację czy dzielić ekran. Na iPhone się więcej nie zmieściło… Na iPada nie byłoby problemu, bo taką korporację jak Adobe stać chyba kilka roboczogodzin programowania w Xcode?

Jakby tego było mało, na rynku (czyt.: na AppStore) pojawił się ConnectManager – aplikacja dzięki której możemy zarządzać webcastami (w których nie możemy wziąć udziału – brak Flasha…) za jedynie 6,99 Euro, czyli robić to, co na każdym urządzeniu wspierającym Flasha można zrobić zupełnie za darmo. Sytuację nieco ratuje fakt, że ConnectManager jest programem innej firmy, tylko wspierającym (w teorii) pracę na Connect Mobile.

Connect Mobile rozczaruje większość użytkowników iPada.

Webex prezentuje się znacznie lepiej, co widać na załączonym obrazku. Nie dość, że można swobodnie uczestniczyć w wideokonferencji i obserwować prezentację, to jeszcze (tego akurat nie widać) w sklepie Apple znajdziemy materiały przygotowane przez Cisco, prezentujące jak realizować własne webinary za pomocą ich aplikacji. Są to darmowe podcasty, które możemy pobrać na swoje urządzenie i w dowolnym momencie dowiedzieć się czegoś więcej o temacie.

Cisco udowadnia, że stworzenie dedykowanej aplikacji na iPada jest możliwe. I chyba nikt nie czuje się zaskoczony, że można…

Również kojarzony w Polsce FuzeMeeting przygotował aplikację dla iPada wyposażoną w potrzebne funkcjonalności. Zaangażowaniem zdaje się przypominać product Cisco, a więc jeszcze raz komunikat dla Adobe: drodzy Panowie, naprawdę, da się!

FuzeMeeting potrafi wykorzystać zalety 9-calowego ekranu iPada.

A co z Europą? Tutaj znana z aplikacji Spreed firma struktur AG postawiła raczej na zarządzanie webinarami i konferencjami, niż na uczestniczenie w nich za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Dzięki temu bez trudu możemy znaleźć aż cztery aplikacje, które potrafią mniej więcej to samo: zarządzanie webcastami w szerokim tego słowa znaczeniu. Widać, że są to produkty projektowane z myślą o iPhonie, ale przy swojej obecnej użyteczności, pasują do mniejszego ekranu jak ulał.

A może developer?

Skoro uczestnictwo w webcastach za pomocą urządzeń mobilnych Apple jest poważnie utrudnione, a dostarczane oprogramowanie nie spełnia wszystkich potrzeb, może warto poszukać własnego rozwiązania? Xcode 4 to stosunkowo proste i przyjazne środowisko programistyczne, które pozwala tworzyć własne aplikacje na systemy firmy Adobe. Nie twierdzę, że własnymi siłami stworzymy program, który zrekompensuje nam brak Flasha, ale biorąc pod uwagę fakt jak szybko zwiększa się liczba „jabłuszek” w Polsce, inwestycja czasu w naukę Xcode może okazać się sukcesem również finansowym. Oczywiście przyda się też dobry pomysł, najlepiej związany w tematem webcastinu, żebym miał o czym pisać.

Jak wspominałem, Xcode jest przejrzysty, stosunkowo łatwy, ma bogatą dokumentację i wsparcie. Jeśli mielibyśmy się już uczuć jakiegokolwiek języka programowania, to jest to chyba obecnie najlepszy wybór. Na przeszkodzie stoją za to inne czynniki. To, że Apple żąda 99$/rok za używanie jej środowiska i wprowadzanie aplikacji do AppStore (a przypomnę, że użytkownicy iPhonów/iPadów są od AppStore uzależnieni, bo innego sposobu na pozyskiwanie oprogramowania w zasadzie nie ma), to jestem w stanie wybaczyć. Liczy się to, że aplikacje są w znakomitej większości bardzo tanie lub wręcz darmowe, co jest po części wynikiem tego, że dystrybucja odbywa się w jednym miejscu. Niestety, typowe dla filozofii Jabłuszka z Cupertino jest to, że Xcode działa jedynie pod systemami z rodziny Apple. Oznacza to, że na moim poczciwym pececie nie mogę napisać programu na iPhona. W tym celu najprościej byłoby kupić MacBooka, a to już lekka przesada.

Wychodzi więc na to, że na iWebcast trzeba będzie jeszcze trochę poczekać, choć iPad – technicznie, biorąc pod uwagę procesor, wydajność baterii, dostęp do sieci WiFi czy 3G, a także świetną obsługę dotykową i bardzo dobre parametry ekranu, nic nie stoi na przeszkodzie. A jednak w pewnej kalifornijskiej krainie, za wieloma górami i jednym oceanem, w zamku ze szkła i stali siedzi na swoim tronie Król Steve…

Chyba jednak nie. Gdy już zabieraliśmy się do odśpiewania żałobnych trenów nad darmowym projektem Freebinar, okazało się, że plotki o jego śmierci są zdecydowanie przedwczesne. Tak więc – czy się to komuś podoba, czy nie – webcasty dalej można robić zupełnie za darmo. I to podobno w nowym, lepszym stylu.

Dla tych, którzy nie mieli okazji – Freebinar to darmowe oprogramowanie webcast przygotowane z myślą o realizacji spotkań czy szkoleń. Całość jest zupełnie bezpłatna, bez względu na rodzaj użytkowania i zakres. Oczywiście program ma swoje ograniczenia funkcjonalne, ale ogólnie jest dosyć bogato wyposażony i może równać się z częścią oprogramowania komercyjnego. Gdzie zatem jest problem? Freebinar powinien nazywać się Adbinar, bowiem za darmochę płacimy wyświetlającymi się z boku aplikacji reklamami. Odbiera to całości nieco profesjonalnego charakteru, ale cóż – darowanemu koniowi…

Freebinar pojawił się na rynku i od razu zaczął ofensywę. W zeszłym roku aplikacja rozwijała się szybko i co rusz wprowadzano nowe rozwiązania i mechanizmy. Model biznesowy opierał się na hojności reklamodawców, więc należało się pogodzić z często agresywną reklamą, ale nareszcie mieliśmy produkt zupełnie darmowy i każdy mógł wcielić się w rolę trenera webcast bez sięgania po kartę kredytową czy logowania do PayPal. Pewnego dnia przestaliśmy słyszeć o Freebinar. Z każdym kolejnym miesiącem wydawało się, że projekt przeszedł do defensywy, a taki model biznesowy nie sprawdził się.

Jakie mogły być powody rzekomej porażki? Oto moja subiektywna lista:

• Po pierwsze: nie lubimy reklam. Freebinar słynął z wyświetlania form reklamowych, które nie dość, że były agresywne i nie miały nic wspólnego z webcastem, to jeszcze zabierały miejsce, które można by znacznie lepiej wykorzystać. Również z punktu widzenia zysku był to problem. Żeby wyświetlenie reklamy miało sens, to taka forma musiałaby się zmieniać – powiedzmy – raz na minutę. Wtedy każdy uczestnik teoretycznie zobaczy 60 różnych placementów. W rzeczywistości człowiek nie rejestrował prawie zupełnie ich treści i wyłączał koncentrowanie się na tym nieprzyjaznym elemencie już w pierwszych minutach (a nawet sekundach). Śmiem twierdzić, że reklama tego typu mogła rzeczywiście być mało skutecza.

• Po drugie: komercyjna konkurencja nie jest droga. Jeśli za 200-300 zł miesięcznie można nabyć profesjonalną aplikację (a jest to cena niemal zawyżona, bo można taniej), to wielu zawodowców zastanawia się czy ma to sens? Ludzie, którzy organizują webinary hobbystycznie może skorzystają z darmowej, ale naszpikowanej reklamami aplikacji, jednak profesjonalizując swoją działalność automatycznie porzucają taką formę i forma oferująca „darmochę” z dnia na dzień traci klientów.

• Po trzecie: koniec końców, liczą się możliwości. Jeśli coś jest za darmo lub posiada nie do końca czytelny model biznesowy, to często autorzy takiego dzieła zapominają, że powinni rozwijać się w stronę użytkownika, a nie płatnika, nawet jeśli pozornie to ten drugi utrzymuje projekt. Bez użytkowników nie ma reklam, a bez reklam nie ma kasy. Bez kasy nie ma pieniędzy na rozwój. A konkurencja nie śpi.

Jednak kilka dni temu Freebinar zawiadomił o sporych zmianach, które bynajmniej nie oznaczają wycofania się z rynku. Wręcz przeciwnie. Freebinar zmienia się w AnyMeeting (właśnie trwają testy beta). Oznacza to zmiany w strukturze firmy, ale przede wszystkim aplikacja pozostaje darmowa, a cel na najbliższe tygodnie to uruchomienie jej w nowej wersji, pełnej nowych funkcji.

Tak więc:

• AnyMeeting pozostaje darmowy. Niedługo będzie można korzystać w pełni: www.anymeeting.com
• 26 marca całość będzie już dostępna pod nowym adresem
• Ma być pięknie, użytecznie i profesjonalnie

A oto pełna informacja prasowa:

Thanks to your support, Freebinar has been growing rapidly!  Over the next few weeks, we will be making some exciting new announcements — the first announcement being our new name, AnyMeeting.  We would like to thank you for all of your comments and suggestions, which helped us select our new name.

As part of our rebranding effort, we will be broadening the scope of services we offer to go beyond just webinars.  In the very near future, we will begin rolling out a wider variety of meeting features and services.  Does this mean we are going to try to up-sell you to pay for these features? Absolutely not.  Our commitment to being free and being the best is stronger than ever.

Beginning March 26^th, we will transition freebinar.com to anymeeting.com.  Not to worry, this change won’t affect your scheduled meetings, recordings or account log-in details.  When the transition is made, freebinar.com url’s will simply redirect to their corresponding anymeeting.com url’s.  For example, if you already scheduled a meeting for next month and sent out invitations, attendees will still be able to access your meeting with the meeting link they received.

O nowych programach pisała Marta Eichstaedt jeszcze w zeszłym roku testując Click Webinar. Wtedy nie znaliśmy jeszcze cen, ale Marta solidnie zbadała nowe produkty.

Teraz ceny nie są już tajemnicą i nie da się też ukryć, że są konkurencyjne:

Co więcej? W wersji ClickWebinar, którą testowaliśmy, naszą uwagę zwrócił przyjazny interfejs, dosyć użyteczny i łatwy do nauczenia się. W zasadzie wystarczy kilka minut treningu i bez problemu można odnaleźć wszystkie niezbędne funkcje. Aplikacja poprawnie wyświetla pliki Power Point, choć nie poradziła sobie z najnowszą wersją 2010. W żadnej opcji nie zadziałały animacje zawarte w prezentacji, ale za to polskie czcionki wyświetlały się poprawnie, a elementy graficzne komponowały w sposób właściwy. W końcu nie ma nic gorszego, niż konieczność przerabiania i upraszczania całej prezentacji tylko dlatego, że aplikacja nie radzi sobie.

A więc czy to polska odpowiedź na Adobe Connect, Spreed czy Cisco Webex? Pewnie czas pokaże jak duży obszar rynku uda się zająć produktom spółki Implix. Aplikacje są dostępne w kilku językach (oczywiście nie zabrakło polskiego), również wizyta na stronie www skłania ku teorii, że ClickWebinar / ClickMeeting nie zamierza zadowolić się jedynie polskim klientem. Jednak to rozwiązania, które zadowalałoby zawodowców jeszcze trochę brakuje.

Co dokładnie? Nie mogliśmy znaleźć funkcji nagrywania spotkań, co z punktu widzenia wielu klientów jest funkcjonalnością konieczną. Z ostatniego webinara prowadzonego przez Martę Eichstaedt wynikało, że możliwość nagrywania owszem jest. Ja jednak nie znalazłem jej w wersji trial, co jest dużym problemem. Gdy wybieram się do salonu samochodowego wybrać nowe auto, spodziewam się, że egzemplarz przeznaczony do jazdy próbnej będzie w pełni funkcjonalny.

Z dotychczasowych naszych doświadczeń wynika też, że przy większych spotkaniach użytkownik powinien być wyposażony w dobrej jakości łącze internetowe. Zdarza się lekkie „rwanie” dźwięku. Przy testowanym przeze mnie połączeniu z modemu sieci 3G w centrum Warszawy dźwięk nie był idealny, a o obsłudze kamery można zapomnieć. Trzeba przecież pamiętać, że wielu „widzów” webcastów dysponuje właśnie takimi łączami i nie mogą być z tego powody wykluczani. Są to jednak opinie zawarte po kilku testach i uczestnictwie w dwóch webinarach, więc zapewne rynek zweryfikuje całość.

Na pewno warto skorzystać z opcji testowej programu. Można bezpłatnie sprawdzić jak aplikacje działają przez 30 dni, do czego bardzo zachęcam. Jest to polski, bardzo przyjazny produkt, którego rozwój będziemy obserwować. Niedoskonałości zaś można szybko wyeliminować.

Obiecuję wrócić do tematu, a Państwu polecam śledzenie bloga Marty, która zapewne szybko opisze swoje doświadczenia z tą aplikacją.

Nowy Connect nazywa się pop prostu Adobe Connect 8. Wraz z uproszczeniem nazwy doszło też do uproszczenia samej aplikacji i o tm właśnie będzie mowa.

Każdy, kto miał przyjemność używania Connecta musiał przyzwyczaić się do specyficznej mody na komplikowanie sytuacji, która czasem jest przypadłością projektantów Adobe. Przykładowo: przycisk aktywujący mikrofon miał dwie części: większa służyła do wciśnięcia i przytrzymania buttona, co pozwalało na nadawanie dźwięku. Puszczając kursor – przestawaliśmy nadawać – podobnie jak ma to miejsce w krótkofalówkach. Dlatego obok znajdowała się druga część nazwana „lock” która służyła do blokowania guzika, aby można było mówić nie trzymając stale kursora myszki na przycisku. Zawiłe? To tylko jedno z rozwiązań z którymi miałem przyjemność spotykać się niemal codziennie przez ostatnie dwa lata.

Connect 8 znacznie upraszcza sprawę, choć będzie się mylił ten, kto stwierdzi, że cała aplikacja stała się mniej zaawansowana. Po prostu zaprojektowano wiele rzeczy od nowa, bardziej przejrzyście i mądrze. Przy tym dostosowano też szatę graficzną do bardziej współczesnych trendów webdesign. W dalszym ciągu jednak wygląd nie jest agresywny i można w pewnym stopniu go dostosować (np.poprzez dodanie własnego tła), dzięki czemu Connect 8 nie wygląda jak zabawka, ale przypomina aplikację biznesową.

Twórcy obiecywali już w grudniu, że w nowej odsłonie program zyska większą wydajność, lepszą jakość dźwięku i obrazu, al w tym wypadku zmiany nie są rewolucyjne. Z punktu widzenia spotkań, które organizuję istotne jest to, że poprawiono znaczne jakość współdzielenia Pulpitu – obraz jest czysty i prawie pozbawiony artefaktów. Można się szybko i wygodnie przełączać między poszczególnymi funkcjami, a opóźnienia są minimalne.

Administracyjna strona programu nie zmieniła się tymczasem ani o jotę. Wszystko zostało tak jak jest, włączywszy w to wszystkie ustawienia i zapisane archiwalne webcasty. Warto docenić, że zmiana odbyła się płynnie i bez zakłóceń pracy.

Mam przy tym nadzieję, że poprawi się również polski dystrybutor Connect, bo w tym momencie nie mogę sytuacji ocenić nawet na tróję na szynach. Chcąc korzystać z programu nie wyrzucając ogromnych środków zmuszony jestem kupować wersję on-line. W ten sposób pozbawiony jestem wsparcia technicznego (choć takie w teorii istnieje). Może gdyby Adobe traktował Polskę trochę poważniej doczekalibyśmy się już też polskiej wersji językowej. A póki co, gdy o ten produkt pytają nieliczni – nikomu po stronie producenta nie zależy na budowaniu rynku.

Wracając do tematu – Connect 8, choć nie ma już w nazwie pro, wydaje się być posunięciem w dobrą stronę. Między nadzieję, że na naszych oczach rozwija się nie tylko produkt, ale i dystrybucja.

Transakcja przejęcie Netviewer AG przez Citrix Online właśnie została sfinalizowana, co dla zwykłych użytkowników oznacza między innymi odświeżenie oferty firmy. Citrix rozwija się obecnie na tyle szybko, że decyzja o zakupie traktowana jest jako wielka szansa dla korporacji, szczególnie, że rynek rozwiązań do pracy zdalnej i czy spotkań on-line rozwija się w Europie bardzo szybko. Sam Netviewer posiada 18 milionów klientów na całym świecie. Są to głównie małe i średnie firmy, rzadziej użytkownicy indywidualni, co jeszcze bardziej podkreśla rolę i wartość zakupu, którego dokonał Citrix Online.

Znaczące jest również to, że wydaje się, że obie firmy łączy zamiłowanie do konstruowania rozwiązań prostych, ale wydajnych.

Zorganizowana w związku z powyższym tematem akcja marketingowa (m.in. mailing) zachęca do skorzystania z 14-dniowej opcji testowej oprogramowania. Netviewer Webinar Business Edition to obecnie koszt miesięczny $49 przy możliwości realizacji webinaru dla nawet 200 uczestników. Nie pozostaje nam więc nic innego, jak zaczynać testy. Ich wynikami podzielimy się w połowie marca.

Na ten moment warto zapoznać się z ofertą na stronie producenta (http://www.netviewer.com). Ta jest przygotowana dosyć solidnie, bogata w treść, o czym warto wspomnieć, bo nie jest regułą.

Na rynku funkcjonuje od jakiegoś czasu polska aplikacja o nazwie Evenea, której celem jest właśnie wspomaganie rekrutacji różnego typu eventów. Oto, co o swoim produkcie mówi producent:

[vimeo clip_id="11706938"]

Evenea jest produktem komercyjnym, ale ma również wersję darmową. Co ciekawe, wersja darmowa obejmuje rekrutację na szkolenia… darmowe. Także jeśli organizujemy bezpłatne eventy, webcasty, webinary, spotkania itd. spokojnie możemy wypróbować aplikację w warunkach polowych bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

Wkrótce przedstawimy test tego rozwiązania, jednak już teraz zachęcam osoby zainteresowane tematem do zbadania tego produktu.

Póki co projekt jest na etapie zaawansowanych testów i już w marcu ma pojawić się w wersji demonstracyjnej. Póki co pozostaje nam jedynie czekać, a apetyt rośnie, bo autorzy obiecują:

1. Wzbogacenie produktu szkoleniowego
2. Usprawnienie procesu szkolenia
3. Szybkość konfigurowania systemu
4. Łatwość nauczenia się obsługi systemu
5. Gotowe bazy i szablony

W marcu będzie można porozmawiać o tym produkcie na jednej z konferencji z cyklu „Seminaria Regionalne„, a póki co pozostają nam materiały promocyjne:

[vimeo clip_id="17212244"]

Więcej o aplikacji, która ma ułatwić nam życie na stronie producenta: www.triningbot.pl

Mając do czynienia z sytuacją, gdy podczas spotkania wszyscy, albo prawie wszyscy jego uczestnicy będą zabierać głos, coś prezentować czy prowadzić dyskusję, możemy mieć tylko nadzieję, że znajdziemy się w grupie doświadczonych użytkowników narzędzi webcast. Niestety, z reguły tak nie jest. Już sam poziom znajomości aplikacji staje się problemem, gdy okazuje się, że jednych słychać lepiej, innych gorzej, jeszcze innych wcale, a ktoś z kolei nie słyszy nas, choć sam jest doskonale słyszany.

W klasycznym webinarze, gdy osoba prowadząca mówi do uczestników i komunikacja głosowa odbywa się w jednym kierunku, problem jest zazwyczaj niezauważalny. Słuchacze ustawiają poziom swoich głośników/słuchawek do poziomu jednej osoby mówiącej. Przy ograniczonej interakcji nawet problem opóźnień w transmisji głosu staje się mało uciążliwy.

Komputer – machina tajemna

Pierwszym problemem jest ograniczona umiejętność obsługi komputera. W czasach, gdy każdy wpisuje w CV, że komputer nie jest mu obcy, doskonale zna pakiety biurowe, a Internet nie ma dla niego tajemnic, jest to dosyć zastanawiające. Często znajomość komputera ogranicza się do podstawowych czynności, obsługa pakietów biurowych oznacza umiejętność sklecenia paru akapitów w edytorze tekstu, a Internet to Facebook i wyszukiwarka Google.

Gdy więc dochodzi do konieczności podłączenia do komputera słuchawek z mikrofonem, robią się problemy. O ile same słuchawki to prosta sprawa, ograniczająca się do wetknięcia zielonej wtyczki w zielone gniazdo (choć złośliwi producenci sprzętu często rezygnują z tych oznaczeń), to mikrofon stanowi istotną barierę. Nie wystarczy umieszczenie różowej wtyczki w różowym gnieździe. Mikrofon trzeba jeszcze włączyć w ustawieniach karty dźwiękowej, dostosować jego poziom do realnych potrzeb słuchaczy. Uczestnicząc w spotkaniu nie mam ochoty ani wytężać nadmiernie słuchu, aby cokolwiek zrozumieć, ani tym bardziej  słuchać przesterowanych pisków.

Spora część osób jest również przekonana, że skoro technika rozwinęła się już tak bardzo, że najgorszy nawet komputer przenośny ma wbudowane głośniki, a te średniej klasy również mikrofon, to nie ma powodu, aby dodatkowo męczyć się z zewnętrznymi urządzeniami. W trakcie rozmowy kilku osób mamy więc piękny efekt sprzężenia zwrotnego, który irytuje i nie pozwala skupić się na meritum sprawy, czyli temacie spotkania. Bo przecież po to ułatwiamy sobie życie spotykając się w sieci, aby pewne sprawy załatwić.

Może przez telefon?

Komunikacja głosowa za pomocą Internetu jest wygodna i darmowa, jeśli tylko odpowiednio przygotujemy sprzęt i przetestujemy ustawienia. Jednak w niektórych wypadkach należy zastanowić się, czy nie lepiej byłoby skorzystać z klastycznego telefonu w formie telekonferencji. Rozwiązanie jest banalnie proste. Każdy z uczestników dzwoni na numer konferencyjny, loguje się za pomocą przyznanego przez system PIN-u i gotowe. Każdy może rozmawiać z każdym. Jakość dźwięku jest „telefoniczna”, więc nawet jeśli nie jest to Dolby Surround 5.1, to przynajmniej nie ma zakłóceń, opóźnień i innych problemów. No i wybrać numer potrafi każdy.

Niestety, w Polsce te rozwiązania są mało popularne. W latach 90. mieliśmy za mało czasu, aby nauczyć się tej formy komunikacji, a później wyparł ją VoIP. Sytuacja trochę podobna jak w przypadku pagerów, urządzeń kojarzących się z każdym amerykańskim serialem o lekarzach. Na tyle szybko pojawiły się telefony komórkowe, że pager nie zrobił w Polsce żadnej kariery, choć to pożyteczne urządzenie.

O ile więc możemy znaleźć sporo darmowych telekonferencji, to w dalszym ciągu płacimy za połączenie telefoniczne. Przy większych grupach może to być zupełnie nieopłacalne, choć w Europie Zachodniej i USA telekonferencje wykorzystuje się nawet do dużych webinarów.

Niemniej jednak część osób, które szkolę w zakresie używania aplikacji webcast w biznesie świadomie wybiera słuchawkę telefoniczną zamiast słuchawek komputerowych, bo wiedzą, że to rozwiązanie jest dużo łatwiejsze dla ich klientów.

Może szybki test?

Skoro już programiści przygotowujący aplikacje do spotkań on-line natrudzili się i udostępnili nam mini-aplikacje sprawdzające nasz komputer pod kątem kompatybilności z oprogramowaniem webcast, warto ich pracę docenić. Każdy większy producent udostępnia link, na który możemy kliknąć przed spotkaniem. System sprawdzi, czy zainstalowane są odpowiednie składniki (np. Flash), oraz czy nasze połączenie z siecią spełnia wymagania techniczne (nie chodzi tylko o prędkość, ale i o dostępność portów czy stabilność połączenia).

Aplikacja taka nie sprawdzi naszych słuchawek, ale warto poszukać głębiej. Często sam program do webcastów ma coś w stylu „kreatora audio”, który pozwoli ustawić dźwięk i przetestować go bez znajomości ustawień karty dźwiękowej. Z tych narzędzi na pewno warto skorzystać.

Co warto zrobić przed?

Przetestujemy aplikację webcast której będziemy używać. Jeśli zostaliśmy zaproszeni na spotkanie, to warto sprawdzić czy w mailu z zaproszeniem nie ma odnośnika do przetestowania naszego komputera. Jeśli nie ma – zgłośmy się z taką prośbą do administratora spotkania. Na pięć minut przed webcastem będzie już za późno.

Jeśli sami organizujemy webcast – jasno informujmy jego uczestników jakie są wymagania. Nie wystarczy nadmienić gdzieś na marginesie, że potrzebne będą słuchawki z mikrofonem, bo część osób może tego nie zauważyć. Zawsze też udostępniajmy link testowy, oraz jasno opisujmy procedury logowania się na spotkanie, szczególnie, gdy aplikacja nie posiada języka polskiego. Warto też udostępnić klasyczną infolinię/helpdesk, bo wiele problemów wynika z niezrozumienia lub braku doświadczenia naszych rozmówców i można je rozwiązać w kilka sekund.

Dobry organizator przygotuje rozwiązanie telekonferencyjne nawet, jeśli nie chce z niego korzystać. Oczywiście trudno na kilka minut przed spotkaniem wszystko zmieniać, ale nigdy nie wiemy, kiedy zawiedzie na VoIP, więc zawsze trzeba mieć jakiegoś asa w rękawie.

Porada dla prowadzących: warto poświęcić minutę na początku spotkania, aby wyjaśnić gdzie w aplikacji znajdują się kluczowe narzędzia, aby uczestnicy wiedzieli jak mają zgłaszać chęć zabrania głosu czy jak korzystać z czatu.

I znowu na koniec banalna rada: ćwiczmy! Większość aplikacji jest do siebie podobna i mając jako takie doświadczenie szybko nauczymy się sobie radzić w trudnych sytuacjach. Pamiętajmy, że osoba prowadząca spotkanie nie będzie wiedziała dlaczego nasz głos jest słabo słyszalny. Zasugeruje pewnie, że mikrofon powinien być bardziej wzmocniony, ale co nam to pomoże, jeśli nie wiemy jak go ustawić?