Zebrało mi się na kilka uwag o jakości i podejściu do transmitowania konferencji, kongresów i różnych eventów. A to z okazji skończonego niedawno Kongresu Profesjonalistów Public Relations.

Prawdopodobnie  w kontekście tego wydarzenia warto napisać o czymś innym, niż sama transmisja. Na miejscu działy się rzeczy ciekawe i występowali interesujący specjaliści. Mnie jednak, jak zwykle, zainteresowała transmisja realizowana dzięki platformie Livingmedia, a ocenę samego kongresu zostawiam innym.

Podczas przerw, które przecież są stałą częścią każdej imprezy tego typu, niczym nie zrażeni realizatorzy transmisji bacznie śledzili co dzieje się na sali. Skupiali się głównie na kolejnym prelegencie, który uruchamiał swoją prezentację, przygotowywał się do wystąpienia, przypinał mikrofon itd. Miało to swój niewątpliwy urok i pozwoliło w przerwach również poczuć ducha konferencji, nawet jeśli jak widz nie brałem w niej bezpośredniego udziału.

Niemniej jednak realizatorzy zapomnieli o prostym geście profesjonalizmu – w czasie przerw nie wyciszali mikrofonów prelegentów. Stąd między innymi dowiedziałem się, że Pani Prezes jednej z firm, a jednocześnie prelegentka, nie ma zamiaru podpisać oświadczenia o zgodzie na udostępnianie jej prezentacji. Myślę, że organizatorom nie zależało na rozpowszechnianiu tej informacji szerzej. Z sympatii dla Livingmedia nie będę opisywał dalej, bo przecież podobne rzeczy dzieją się na różnych konferencjach i tylko zbieg okoliczności sprawił, że miara mojej irytacji przelała się akurat w ubiegły czwartek.

Jakie z tego wnioski? Transmisje on-line często są traktowane po macoszemu, bo ciągle produkt nie jest kompletny. Na rynku dobrze czuje się przynajmniej kilka polskich firm oferujących transmisję z wydarzeń. Wnoszą sprawdzoną technologię, przenoszą na siebie ciężar załatwienia wielu trudnych spraw związanych z usługą (odpowiedniej jakości sieć w miejscu transmisji), oferują dodatkowe świadczenia (programują stronę www transmisji, rejestrują całość, przetwarzają bazę danych uczestników umożliwiając im logowanie itd.). Niestety reszta często wygląda mizernie.

Firmy tego typu z reguły nie specjalizują się w produkcji wideo, więc nie dysponują (choć to nie reguła) wyjątkowymi specjalistami w dziedzinie produkcji filmowej i telewizyjnej. W zupełności wystarcza dobrej klasy kamera HDV czy HD, porządny statyw, prosty mikser i komputer. Niemniej jednak nie rozumiem, dlaczego realizator pozwala sobie na takie niedopatrzenia, wystawiając tym samym świadectwo całej branży transmisji w sieci?

Można powiedzieć, że robię z igły widły, jednak zwyczajnie nie rozumiem, czemu profesjonalnie wykonana usługa zwieńczona jest tak często półamatorskim partactwem. Nie chodzi tu tylko o dźwięk, ale zdarzają się różne inne sytuacje: często obraz wypuszczony z kamery w proporcjach 16:9 zostaje przetworzony do 4:3. W efekcie widzimy spłaszczonych ludzi w za ciasnym kadrze. Dlaczego? Realizatorzy mają swoje teorie na ten temat, ale ja wiem jedno: zachowanie proporcji bez zniekształcania obrazu to nie inżynieria kosmiczna. To podstawa kompozycji kadru, którą znamy niemalże od czasów braci Lumière.

Webcast w formie transmisji jest już możliwy do profesjonalnego wykorzystania, dlatego powinniśmy wymuszać na dostawcach tej usługi takie jej wykonanie, żebyśmy rzeczywiście byli dumni, że z niego korzystamy. Mając na uwadze własne doświadczenia, właściwie po każdej ze stron (organizator, prelegent, uczestnik, realizator), chcę podzielić się moim kanonem współpracy z firmami realizującymi webcast. Odpowiednie wyjaśnienie sobie pewnych kwestii zapobiegnie nieporozumieniom i rozczarowaniu.

Tak więc, jeśli organizują Państwo własne wydarzenie i szukają firmy, która przeprowadzi transmisje, warto się upewnić:

1. Czy możemy wykorzystać więcej niż jedną kamerę? Obecnie transmisja z jednego źródła obrazu nie jest niczym nadzwyczajnym. Więcej: jest nużąca. Dwie kamery to absolutne minimum. Może nas to więcej kosztować, ale warto poszukać odpowiedniej oferty. Nawiasem mówiąc, nie warto też przesadzać – na 30-metrowej sali nie potrzebujemy 4 kamer.
2. W jaki sposób będzie wyświetlana prezentacja? To wbrew pozorom bardzo ważne. Każdy organizator wie jak często się zdarza, że prelegenci zmieniają jakieś slajdy w ostatniej chwili. Realizatorzy transmisji zazwyczaj chcą otrzymać pliki z prezentacją wcześniej, a co za tym idzie, w dniu transmisji treść tego co zobaczą goście na sali i internauci będzie różna. Druga sprawa to format prezentacji. Część systemów wymaga użycia pliku PDF w którym nie da się odpowiednio przygotować animacji (nie wspomnę już o prezentacjach tworzonych w Prezi czy innej aplikacji). Taką prezentację trzeba odpowiednio przygotować, często przerobić zupełnie na potrzeby transmisji, ale żeby o tym wiedzieć trzeba najpierw to ustalić z realizatorami.
3. W jaki sposób będzie obsługiwana prezentacja? Może kogoś zaskoczę, ale z reguły potrzebny jest ktoś, kto zmienia slajdy w miarę synchronicznie z prelegentem. Jeśli tak, to kto dostarcza taką osobę i co powinna ona wiedzieć? Wbrew pozorom to bardzo ważne. Dodam tylko, że istnieją już firmy, które zamiast wgrywać poszczególne pliki, podłączają się bezpośrednio do wyjścia VGA z komputera prelegenta (pomiędzy komputerem a projektorem), dzięki czemu internauta widzi dokładnie to samo co prelegent i uczestnicy na sali. To jest zdecydowanie najlepsze rozwiązanie, choć jeszcze niespopularyzowane.
4. Jak będzie realizowany dźwięk? Byłem kiedyś świadkiem transmisji podczas której realizator użył mikrofonu kierunkowego zamontowanego na kamerze. Wyraźniej niż prelegenta było słychać rozmowy ludzi i stukanie klawiatury laptopa. I to było zdecydowanie najgorsze rozwiązanie jakie w życiu widziałem. Należy przemyśleć sens podpinania każdemu prelegentowi osobnego mikroportu – rodzi to sporo komplikacji. Realizatorzy transmisji z pewnością zadowolą się dźwiękiem z sumy miksera audio, ale trzeba najpierw się upewnić, że mogą z niego skorzystać, a ludzie odpowiedzialni za nagłośnienie dysponują odpowiednim sprzętem. Tak na marginesie – trzeba uważać na małych salach, gdzie prelegent może bez konsultacji z kimkolwiek zrezygnować z używania mikrofonu, uważając że będzie dobrze słyszany. Dla ludzi na miejscu pewnie tak, dla internautów będzie to nieme kino.
5. Jak będzie odbywało się logowanie? To z pozoru mało istotne, ale możemy nie zdawać sobie sprawy, że skomplikowany system rejestracji i uzyskania dostępu do transmisji może wielu chętnym sprawiać kłopoty. Wtedy będzie potrzebne wyznaczenie osoby i infolinii do pomocy. Jednak, żeby osoba taka była pomocna, musi wiedzieć odpowiednio dużo o sposobie dostępu. Osobiście polecam upraszczać procedury. Oczywiście może być to trudne, gdy liczymy na leady lub transmisja jest płatna (wtedy wejście musi być odpowiednio autoryzowane), ale nie warto zmuszać uczestników do stosowania zbyt zawiłych haseł czy wielokrotnego weryfikowania. Konieczność założenia konta w serwisie za pośrednictwem którego odbywa się transmisja uważam wręcz za niestosowne, szkodliwe i głupie. Warto też ustalić jak przetwarzane będą dane logowania i do kiedy musimy dostarczyć je organizatorowi transmisji? Czy może się to dziać automatycznie? Oczywiście równie dobrze możemy sami stworzyć mechanizm logowania i ominąć ten problem, ale pamiętajmy, że firmy organizujące transmisje mają tutaj spore doświadczenie, więc oszczędność może być pozorna.

To tylko kilka porad, ale od czegoś trzeba zacząć. Jeśli przebrniemy przez to, to każda nasza następna transmisja będzie lepsza i bardziej profesjonalne. Również na naszych barkach spoczywa odpowiedzialność za to, żeby webcasty przestały być ciekawostką, a stały się produktem z najwyższej półki.

P.S. Nawiasem mówiąc niedługo czeka mnie organizacja transmisji z dużej imprezy i przekonam się czy z praktyką radzę sobie nie gorzej, niż z teorią. Ale o tym innym razem.