Będąc dosyć często aktywnym uczestnikiem różnego rodzaju spotkań on-line, zauważam jak dużo czasu i energii zabiera nam wstępny etap spotkania. Nie chodzi tu tylko i wyłącznie o kurtuazję, która nakazuje odpowiednio się przywitać (szczególnie, gdy widzimy się pierwszy raz), ale przede wszystkim o cały katalog czynności bez których komunikacja nie jest możliwa.

Mając do czynienia z sytuacją, gdy podczas spotkania wszyscy, albo prawie wszyscy jego uczestnicy będą zabierać głos, coś prezentować czy prowadzić dyskusję, możemy mieć tylko nadzieję, że znajdziemy się w grupie doświadczonych użytkowników narzędzi webcast. Niestety, z reguły tak nie jest. Już sam poziom znajomości aplikacji staje się problemem, gdy okazuje się, że jednych słychać lepiej, innych gorzej, jeszcze innych wcale, a ktoś z kolei nie słyszy nas, choć sam jest doskonale słyszany.

W klasycznym webinarze, gdy osoba prowadząca mówi do uczestników i komunikacja głosowa odbywa się w jednym kierunku, problem jest zazwyczaj niezauważalny. Słuchacze ustawiają poziom swoich głośników/słuchawek do poziomu jednej osoby mówiącej. Przy ograniczonej interakcji nawet problem opóźnień w transmisji głosu staje się mało uciążliwy.

Komputer – machina tajemna

Pierwszym problemem jest ograniczona umiejętność obsługi komputera. W czasach, gdy każdy wpisuje w CV, że komputer nie jest mu obcy, doskonale zna pakiety biurowe, a Internet nie ma dla niego tajemnic, jest to dosyć zastanawiające. Często znajomość komputera ogranicza się do podstawowych czynności, obsługa pakietów biurowych oznacza umiejętność sklecenia paru akapitów w edytorze tekstu, a Internet to Facebook i wyszukiwarka Google.

Gdy więc dochodzi do konieczności podłączenia do komputera słuchawek z mikrofonem, robią się problemy. O ile same słuchawki to prosta sprawa, ograniczająca się do wetknięcia zielonej wtyczki w zielone gniazdo (choć złośliwi producenci sprzętu często rezygnują z tych oznaczeń), to mikrofon stanowi istotną barierę. Nie wystarczy umieszczenie różowej wtyczki w różowym gnieździe. Mikrofon trzeba jeszcze włączyć w ustawieniach karty dźwiękowej, dostosować jego poziom do realnych potrzeb słuchaczy. Uczestnicząc w spotkaniu nie mam ochoty ani wytężać nadmiernie słuchu, aby cokolwiek zrozumieć, ani tym bardziej  słuchać przesterowanych pisków.

Spora część osób jest również przekonana, że skoro technika rozwinęła się już tak bardzo, że najgorszy nawet komputer przenośny ma wbudowane głośniki, a te średniej klasy również mikrofon, to nie ma powodu, aby dodatkowo męczyć się z zewnętrznymi urządzeniami. W trakcie rozmowy kilku osób mamy więc piękny efekt sprzężenia zwrotnego, który irytuje i nie pozwala skupić się na meritum sprawy, czyli temacie spotkania. Bo przecież po to ułatwiamy sobie życie spotykając się w sieci, aby pewne sprawy załatwić.

Może przez telefon?

Komunikacja głosowa za pomocą Internetu jest wygodna i darmowa, jeśli tylko odpowiednio przygotujemy sprzęt i przetestujemy ustawienia. Jednak w niektórych wypadkach należy zastanowić się, czy nie lepiej byłoby skorzystać z klastycznego telefonu w formie telekonferencji. Rozwiązanie jest banalnie proste. Każdy z uczestników dzwoni na numer konferencyjny, loguje się za pomocą przyznanego przez system PIN-u i gotowe. Każdy może rozmawiać z każdym. Jakość dźwięku jest „telefoniczna”, więc nawet jeśli nie jest to Dolby Surround 5.1, to przynajmniej nie ma zakłóceń, opóźnień i innych problemów. No i wybrać numer potrafi każdy.

Niestety, w Polsce te rozwiązania są mało popularne. W latach 90. mieliśmy za mało czasu, aby nauczyć się tej formy komunikacji, a później wyparł ją VoIP. Sytuacja trochę podobna jak w przypadku pagerów, urządzeń kojarzących się z każdym amerykańskim serialem o lekarzach. Na tyle szybko pojawiły się telefony komórkowe, że pager nie zrobił w Polsce żadnej kariery, choć to pożyteczne urządzenie.

O ile więc możemy znaleźć sporo darmowych telekonferencji, to w dalszym ciągu płacimy za połączenie telefoniczne. Przy większych grupach może to być zupełnie nieopłacalne, choć w Europie Zachodniej i USA telekonferencje wykorzystuje się nawet do dużych webinarów.

Niemniej jednak część osób, które szkolę w zakresie używania aplikacji webcast w biznesie świadomie wybiera słuchawkę telefoniczną zamiast słuchawek komputerowych, bo wiedzą, że to rozwiązanie jest dużo łatwiejsze dla ich klientów.

Może szybki test?

Skoro już programiści przygotowujący aplikacje do spotkań on-line natrudzili się i udostępnili nam mini-aplikacje sprawdzające nasz komputer pod kątem kompatybilności z oprogramowaniem webcast, warto ich pracę docenić. Każdy większy producent udostępnia link, na który możemy kliknąć przed spotkaniem. System sprawdzi, czy zainstalowane są odpowiednie składniki (np. Flash), oraz czy nasze połączenie z siecią spełnia wymagania techniczne (nie chodzi tylko o prędkość, ale i o dostępność portów czy stabilność połączenia).

Aplikacja taka nie sprawdzi naszych słuchawek, ale warto poszukać głębiej. Często sam program do webcastów ma coś w stylu „kreatora audio”, który pozwoli ustawić dźwięk i przetestować go bez znajomości ustawień karty dźwiękowej. Z tych narzędzi na pewno warto skorzystać.

Co warto zrobić przed?

Przetestujemy aplikację webcast której będziemy używać. Jeśli zostaliśmy zaproszeni na spotkanie, to warto sprawdzić czy w mailu z zaproszeniem nie ma odnośnika do przetestowania naszego komputera. Jeśli nie ma – zgłośmy się z taką prośbą do administratora spotkania. Na pięć minut przed webcastem będzie już za późno.

Jeśli sami organizujemy webcast – jasno informujmy jego uczestników jakie są wymagania. Nie wystarczy nadmienić gdzieś na marginesie, że potrzebne będą słuchawki z mikrofonem, bo część osób może tego nie zauważyć. Zawsze też udostępniajmy link testowy, oraz jasno opisujmy procedury logowania się na spotkanie, szczególnie, gdy aplikacja nie posiada języka polskiego. Warto też udostępnić klasyczną infolinię/helpdesk, bo wiele problemów wynika z niezrozumienia lub braku doświadczenia naszych rozmówców i można je rozwiązać w kilka sekund.

Dobry organizator przygotuje rozwiązanie telekonferencyjne nawet, jeśli nie chce z niego korzystać. Oczywiście trudno na kilka minut przed spotkaniem wszystko zmieniać, ale nigdy nie wiemy, kiedy zawiedzie na VoIP, więc zawsze trzeba mieć jakiegoś asa w rękawie.

Porada dla prowadzących: warto poświęcić minutę na początku spotkania, aby wyjaśnić gdzie w aplikacji znajdują się kluczowe narzędzia, aby uczestnicy wiedzieli jak mają zgłaszać chęć zabrania głosu czy jak korzystać z czatu.

I znowu na koniec banalna rada: ćwiczmy! Większość aplikacji jest do siebie podobna i mając jako takie doświadczenie szybko nauczymy się sobie radzić w trudnych sytuacjach. Pamiętajmy, że osoba prowadząca spotkanie nie będzie wiedziała dlaczego nasz głos jest słabo słyszalny. Zasugeruje pewnie, że mikrofon powinien być bardziej wzmocniony, ale co nam to pomoże, jeśli nie wiemy jak go ustawić?